Als Gastronom muss man sich an vielen Fronten behaupten, doch gerade am wichtigen Verhandlungstisch fehlt oft das nötige Geschick. Experte Jochen Oehler mit Tipps, die bares Geld sparen!
Interview: Jan Peter Wulf
Ob bei Preiserhöhungen, Produktneuheiten, Sortimentserweiterung oder anderen Anlässen: Ums Verhandeln mit Lieferanten kommt der Gastronom nicht drum herum. Jochen Oehler, Geschäftsführer der Einkaufsgesellschaft „progros“, Eschborn und Lehrbeauftragter an der Hochschule Heilbronn im Studienbereich Hospitality Management mit dem Fach „Supply Chain Management“, verriet uns, worauf es dabei ankommt.
Herr Oehler, wann ist eine Verhandlung eine gute Verhandlung?
Wenn die Interessen der Beteiligten authentisch und nachhaltig in Einklang gebracht wurden. Das ist dann der Fall, wenn die Beteiligten beiderseits zufrieden mit dem Ergebnis sind und das Verabredete umgesetzt wird. Alle Verhandlungen, bei denen ich jemanden über den Tisch ziehe oder über den Tisch gezogen werde, rächen sich früher oder später.
Warum?
Beispiel: Man denkt, man habe gegen den Lieferanten „gewonnen“ und einen supertollen Preis erzielt, aber der antwortet später vielleicht mit einer versteckten Preiserhöhung oder tauscht Artikel im Sortiment aus. Nach meinen Beobachtungen überschätzen sich die meisten Menschen in Bezug auf Verhandlungen – und zwar gerade dann, wenn sie aus einer vermeintlich starken Position zu kommen scheinen.
Mit welchem Effekt?
Selbstüberschätzung bedeutet, dass Dinge leiden, zu kurz kommen oder nicht ins Bewusstsein gebracht werden. Eine Verhandlung braucht professionelle Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung.
Verraten Sie uns doch bitte, wie das geht.
Es fängt mit der Vorbereitung an, und hierbei mit dem Profiling: Ich beschaffe mir möglichst viele Informationen über meinen Verhandlungspartner, das ist durch das Internet und Social Media gut machbar. Ist es eher ein rationaler oder eher ein emotionaler Typ? Wie entwickelt sich sein Unternehmen? Dafür lohnt ein Blick in den Bundesanzeiger. Und wie sieht der Markt aus? Gibt es viele Anbieter, dann ist es ein Käufermarkt und für mich eine gute Grundlage, attraktive Konditionen oder Zusatzleistungen rauszuholen. Bei wenigen Anbietern ist das eventuell schwieriger.
Was kommt dann?
Die Zieldefinition, hier sollte ich ein Minimal- und ein Maximalziel festlegen. Nehmen wir an, der Milchpreis hat sich erhöht, mein Lieferant will mit mir über eine Preiserhöhung verhandeln. Dann kann ich als Maximalziel zum Beispiel eine Preiserhöhung von null Prozent festlegen und als Minimalziel zum Beispiel zehn Prozent. Dann habe ich einen Rahmen, etwa für einen Kompromiss. Ich kann dem Lieferanten aber auch einen Vorschlag entgegen bringen: Angenommen, ich kaufe mehr bei dir, was ich bislang anderswo beziehe – Zucker, Mehl –, können wir uns dann darauf einigen, dass der Milchpreis gleich bleibt? Hier sind wir schon beim dritten Punkt der Vorbereitung, der Strategie. Sie besteht aus Kooperation, wie im Beispiel gerade, aus Nachgeben, Ausweichen und Druck. Druck ist, wenn ich zum Beispiel durch Drohen, oder auch durch Schweigen im Verhandlungsgespräch, meine Forderungen durchzusetzen beabsichtige. Nachgeben, klar: Ich muss das schlucken, die weiße Fahne zeigen. Ausweichen ist, wenn ich den Termin vertage oder wenn der Küchenchef sagt: „Da muss ich erst mit dem Chef Rücksprache halten.“ Wichtig: Ich muss mir vor dem Gespräch überlegen, welche Maßnahmen ich zum Einsatz bringe. Sonst lasse ich mich von situativen Emotionen leiten. Leider sind viele Gastronomen, das ist meine Beobachtung, auf Widerstand gebürstet. Durch Vorbereitung, die Identifikation von Motiven und das Stellen von Fragen, löst sich vieles auf.
Das Stellen von Fragen? Inwiefern?
Die Fragetechnik ist das Geheimnis des Erfolgs! Ich sollte viele offene Fragen stellen, zum Beispiel wenn es um Preiserhöhung geht: Was sind die Gründe für die Preiserhöhung? Wie reagieren denn Ihre anderen Kunden darauf? Das ist durchaus legitim. Oder auch: Welchen Spielraum sehen Sie, damit wir das eingrenzen können? Auch hier ist es leider so, dass beim Thema Preiserhöhung leider seitens des Gastronomen sofort dicht gemacht wir: Kommt nicht in Frage! Mein Tipp: Zwei Stunden hinsetzen und einen Katalog offener Fragen formulieren, sowohl für das Gespräch mit Lieferanten als auch mit Mitarbeitern – ein Gespräch über Lohnerhöhung ist ja ähnlich. Und diese Fragen trainieren, immer wieder trainieren, um sie für die so genannte „Fragenstraße“ präsent zu haben. Das ist auch wichtig, weil der Großteil der Kommunikation gar nicht verbal passiert.
Also nonverbale Kommunikation...
Man schätzt, dass nur 7% der Kommunikation verbal, 93% aber nonverbal abläuft. Wenn ich die Fragetechnik trainiert habe, dann kann ich die nonverbalen Kommunikationsmerkmale meines Gegenüber „lesen“.
Wie das?
Die Verhandlung beginnt mit dem Smalltalk und allgemeinen Fragen: Wie war es im Urlaub in USA? Was haben Sie dort alles gemacht? Wie hat sich das angefühlt, mit dem großen Geländewagen auf der Route 66 zu fahren? Offene Fragen, bei denen Gefühle, Erlebtes, Gehörtes gefragt werden. Sinn und Zweck ist es, auf diese Weise die „Baseline“ des Verhandlungspartners zu „lesen“. Also, seine Mimik, Gestik und Augenbewegung in einer Situation zu „studieren“. Innerhalb der Verhandlung, bei der es zum Beispiel um eine Preiserhöhung geht, die der Lieferant durchsetzen möchte, könnten dann Fragen gestellt werden, die ebenfalls auf Gehörtes, Erlebtes oder Gefühltes eingehen wie zum Beispiel: Bei welchen Kunden haben Sie die Preiserhöhung bereits durchgeführt? Was sagen andere Kunden zur Preiserhöhung? Wie fühlen Sie sich dabei, uns eine solche Preiserhöhung mitzuteilen? Können Sie sich vorstellen, wie es sich anfühlt, wenn ich das jetzt meinem Chef erklären muss? Ziel ist es nun, die Stimmigkeit von Mimik und Gestik abzugleichen zwischen den beiden Situationen. Beim Smalltalk ohne Druck – es geht um nichts; bei der Verhandlung mit Druck – es geht um was. Ist die Körpersprache stimmig im Vergleich der Situationen zwischen Smalltalk und Verhandlung, kann man davon ausgehen, dass das, was gesagt wurde, auch wahrscheinlich wahr ist; weichen die Körpersignale ab, könnte dies ein Zeichen sein, dass nicht die Wahrheit gesprochen wird. Hier müssen dann weitere Fragen nachgeschoben werden, um mehr Sicherheit zu bekommen. Im Zweifelsfalle und bei Unsicherheit empfehle ich den Abbruch der Verhandlung oder die Verschiebung.
Verkäufer sind gut für Verhandlungen trainiert, Gastronomen in der Regel nicht. Und noch weniger sind es Gastro-Gründer. Dabei müssen diese, zusätzlich zu allem anderen, auch noch viele Verhandlungen führen. Besonders am Anfang will ihnen jeder etwas verkaufen, vom Getränkehändler bis zum Kassensystemanbieter.
Und mit dem Verpächter müssen sie auch verhandeln! Deswegen, bitte: Jeder, der sich in der Gastronomie selbstständig macht, sollte ein zweitägiges Powerseminar zum Thema Verhandeln machen. Das kostet Geld, ein- bis zweitausend Euro ungefähr, aber das hat man schnell zurück verdient. Man braucht BWL-Kenntnisse und Gastro-Kompetenz, aber das Businessmachen hat zu 100 Prozent mit gutem Verhandeln zu tun.
Was ist bei der Nachbereitung zu beachten?
Wenn ich zum Beispiel mit zwei, drei verschiedenen Anbietern für ein Produkt oder eine Leistung verhandelt habe, informiere ich nicht nur denjenigen, für den ich mich entschieden habe, sondern ich sage auch den „Verlierern“ ab. Und bleibe mit ihnen in Kontakt. Vielleicht brauche ich sie ja schon morgen …
… und Verkäufer wechseln ja auch das Unternehmen, vielleicht verhandle ich ja ein andermal über ein anderes Thema mit ihnen …
… und wenn Sie vorher arrogant mit ihnen umgegangen sind und diese dann später bei einem Oligopolisten arbeiten und wieder mit Ihnen verhandeln – viel Spaß. Wertschätzenden Umgang erzählen die Verkäufer den Kollegen weiter. Es verbessert das Image des Gastronomiebetriebs – und seine Verhandlungssituation.
Podcast-Tipp (siehe oben):
www.gastrorockstar.de/episode013
